I passi per l’organizzazione di un viaggio con tour operator locale
Vedi la meta di fronte a te, conosci a memoria fiumi, mari e monti del paese più di ogni suo abitante e ti si sono incrociati gli occhi guardando e leggendo storie, notizie e demenze?
Bene, mettiti in tuta, adesso il gioco si fa duro e i duri iniziano a giocare.
Servono dedizione, disciplina e conoscenza.
E tu ce le hai!
– Dedizione vuol dire tempo, come lo hai trovato per guide, libri e film; trovalo anche adesso.
– Disciplina, quella sto per dartela io, ti dirò cosa faccio, tu devi ripeterlo senza discutere.
– Conoscenza, l’avrai raggiunta alla fine dell’articolo.
Cristallino??
Cominciamo:
Fase 1:
L’inizio è sempre sostanziale, quello a cui dedico più tempo, è da questa scelta che dipenderà il viaggio mio e la maggior parte delle volte anche quello di altre persone.
Qui bisogna tirarsi su le maniche.
A me che sono allenata (ma lenta) servono un paio di mesi!
Ricerco minuziosamente, e oramai solo on-line, i tour operator del paese dove andrò, utilizzo i portali turistici dove spesso ne sono elencati i principali, mi informo quali sono i nomi degli iscritti a specifiche associazioni, ma soprattutto quali sono le certificazioni che essi devono avere.
Cerco quindi sui siti di corrispondenza del tour operator il numero di licenza e se posso controllo se è valido; questo lo si può fare in genere contattando il portale turistico, ma sovente anche le ambasciate se possiedono una parte dedicata al turismo.
Adesso ho una lista di t.o. ma è troppo lunga.
Va sfoltita.
Passo in rassegna uno per uno i siti e tolgo quelli che non mi piacciono, vale a dire, se il sito è fatto male, se non è ricco di contenuti, se questi contenuti non sono ben chiari, precisi.
Metto in cima alla lista quelli che hanno proprio all’interno del loro indirizzo web le recensioni e vedo come sono state inserite, tipo: posso risalire e contattare uno di questi clienti e l’ultimo a quando risale?
Lo contatto.
Questo mi permette anche di farmi un’idea sulla tipologia di clientela: a chi si rivolgono principalmente, qual è la nazionalità usuale che viaggia con loro?
Perché attenzione, non tutti viaggiamo allo stesso modo, pertanto amiamo e detestiamo cose diverse (Per es. Gli Olandesi stravedono per le camminate quindi saranno attratti da escursioni di questo tipo, gli statunitensi tutto il contrario).
Solo alla fine cerco corrispondenze su Tripadvisor.
Confesso di non fidarmi ciecamente di questo contenitore, preferisco chi ha lasciato un commento sul sito del tour operator, mi dà l’idea che abbia avuto rapporti diretti e non partecipato a una sola escursione pagata tramite un’agenzia italiana, oltre a ciò che voglia veramente essere d’aiuto per gli altri colleghi-viaggiatori e naviganti, mettendo da parte la necessità di far sapere al mondo intero di essere stati malissimo/benissimo in quel luogo.
In più partendo dal presupposto che internet è un mezzo potente e veloce, una piccola agenzia locale può ritrovarsi a dover gestire da sola una mole di lavoro mai pensata il mese precedente solo per aver ricevuto in breve tempo una somma alta di recensioni positive magari provenienti da persone dello stesso gruppo.
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Fase 2:
Adesso l’elenco si è accorciato.
Passo in rassegna i servizi offerti dai singoli operatori tenendo sottomano i miei appunti: mi ero annotata i luoghi che voglio visitare, i tempi di permanenza, ecc…, in base a cosa ho letto su blog e guide di viaggio.
Evidenzio chi offre mezzi di trasporto specifici quando l’itinerario lo richiede, escursioni più lunghe o personalizzate rispetto a quelle “regolari” e perchè no anche eventuali cortesie (compliments).
Confronto e spulcio i servizi fin quando mi escono dagli occhi e mi vien voglia di vomitare, adesso è l’ora di smettere.
Mando loro una richiesta di preventivo.
Chi non risponde in un tempo accettabile, per me 4-5 giorni, depenno dalla lista.
Rispondere vuol dire anche semplicemente presentarsi e ringraziare di essere stati contattati, questo si può fare anche se si è sobbarcati di lavoro!
La velocità nella risposta da entrambe le parti deve velocizzarsi (tendendo conto del fuso orario) via via che il rapporto si allunga, io comunico che sono interessata e tu operatore che sei professionale.
Rammenta: la lista deve passo passo assottigliarsi, il massimo è 5 t.o. altrimenti diventa ingestibile.
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Fase 3:
Quando ricevi i preventivi fai particolare attenzione alla parte analitica dell’escursione e se non è riportata poni domande.
Mi spiego: anche il classico e semplice giro della città, comunemente appellato da tutte le agenzie “city sightseeing” può avere delle differenze, a volte sostanziali.
Queste differenze possono far sì che un prezzo che all’inizio appariva alto si riveli poi un servizio semplicemente fatto meglio.
La parte analitica diventa ancora più importante quando si parla di escursioni particolari come un giro in barca, un’attività particolare.
Poniti delle domande.
Si tratta di un edificio? Lo visiterai solo fuori oppure anche all’interno? Il biglietto è comprensivo?
Spesso lo si può intuire dalle parole sapientemente utilizzate che ricorrono sempre; un esempio può essere il trasferimento (quanto è lungo, con quale mezzo?), la sosta (sicuramente è breve e ne vale la pena?), la facciata (quindi è una visita esterna?), escursione (controlla che vengano rispettati i tempi di visita e non sia veloce).
La barca quante persone ospita? (es. quelle piccole si possono avvicinare maggiormente agli animali o essere più veloci).
Il bus è di 10 o 50 posti?
Se la visita è comprensiva di guida capisci che sarà diverso il rapporto che s’instaurerà nel caso di un ristretto numero di persone.
In linea generale una visita o sightseeing che dir si voglia è di mezza giornata (HD half day), ha una durata di 2-4 ore, mentre è considerata escursione l’intera giornata (FD full day) ossia quando si parla di 6-7 ore.
Oltre le 7-8 ore gli operatori di regola stanno facendo straordinario non remunerato…
Quindi non valutare solo in base al costo ma opta per il bilanciamento qualità-prezzo.
E’ normale che il preventivo sia più alto se per 3-4 persone viene utilizzato il minibus rispetto a un’auto, c’è più spazio e quindi più confort, da non sottovalutare nel caso di lunghi spostamenti.
E poi, ci sarà qualcuno dell’agenzia ad attenderti all’aeroporto anche in caso di ritardo aereo?
Hanno un numero di telefono dell’autista o del t.o. da poter contattare per ogni evenienza?
Annota: non utilizzo mai più agenzie per un solo viaggio, se proprio vuoi provare non più di due.
Io l’ho sperimentato una sola volta in Messico e oltre a non essere economicamente conveniente è di difficile gestione in caso di problemi o cambiamenti durante il percorso.
Evito inoltre le piccole agenzie e prediligo quelle di medie dimensioni.
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Fase 4:
E’ il tempo di decidere… e di pagare.
C’è sempre un bonifico da fare, negli anni è diventato tutto più semplice ma posso assicurarti che una dozzina di anni fa non era facile mandare del denaro dall’altra parte del mondo, le piccole banche avevano difficoltà, poi ci si sono messi i controlli anti-mafia, qualcuno mi ha richiesto il pagamento nella sua moneta nazionale!
Ma ci si riesce.
Solamente un paio di volte ho pagato il 50% alla conferma e il 50% all’arrivo, per il resto ho avuto sempre il brivido e l’onere di spedire cospicue somme di denaro personale unito a quello degli amici a persone che non conoscevo e di cui non ero certa si sarebbero presentati!
Che ansia da prestazione!
Quando ho iniziato, Facebook e Tripadvisor non esistevano e posso giurarti che per viaggi di 3 settimane in formula privata ho ottenuto sconti che arrivavano al 70% rispetto ai cataloghi di agenzia.
Adesso sono scesi al 55%.
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Fase 5:
Prima di partire stampa o salva tutto: copia bonifico, preventivo, itinerario, fattura, numeri di telefono.
L’arrivo.
Con il classico biglietto con su scritto più o meno correttamente il tuo nome vieni accolto all’aeroporto ed accompagnato in hotel.
L’autista o nella migliore delle ipotesi un rappresentante dell’agenzia ti deve dare i voucher (buono di cambio o Exchange order) originali che nel turismo sono riconosciuti come garanzia di pagamento e prestazione turistica.
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Fase 6:
Goditi il viaggio e la gloria, hai vinto!
Articolo di
Silvia Balcarini
